Главная Хронология Древняя Русь Рюрики Смутное время Романовы Новости сайта Гостевая
   Дополнительное меню
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
 

Преимущества передачи документов на хранение внеофиса     

Существование любого предприятия тесно связано с сохранностью документов, которую оно обязано обеспечить.
Вся информация, которая содержится в данных бумагах это достаточно важный актив предприятия. Именно поэтому следует обеспечить безопасность бумаг предприятия и ограничить доступ к ним, данное действие, можно сказать, основная задача каждого предприятия.
Ни для кого не секрет, что при создании своего собственного архива, предприятия затрачивают огромные финансы, которые можно было бы перенаправить в оборот. Часто бывают случаи, когда какой-либо весьма важный документ теряется, поэтому, и не только, предприятия все больше прибегают к внеофисному хранению бумаг.
Конечно же, такой подход к ведению документации имеет свои преимущества. Это и то, что бумаги предприятия находятся под защитой, которую обеспечивают современные системы безопасности. Так же предприятие спокойно при выборе внеофисного хранения, в таких случаях, как проведение проверки контролирующими органами, ведь часто происходит так, что во время проведения проверки контролер не успевает обработать все бумаги, поэтому их изымают, а получить обратно документацию достаточно сложный процесс. Следующим преимуществом является то, что предприятие экономит финансовые средства на оплате архивным работникам и на аренде помещения.
Еще один момент, это то, что в большей части предприятий нет четкой и налаженной структуре хранения бумаг. Наибольшая часть бумаг, скорее всего не понадобиться предприятию для дальнейшей работы, а вот те бумаги, которые действительно необходимы, попадают в архив. Да и что чаще всего бывает, никто из сотрудников не знает, что именно находиться в архиве. Из-за полной неразберихи на полках, уходит много времени для того, чтобы отыскать необходимую бумагу. При внеофисном хранении поиск документов не является проблемой, ведь сотрудники архива составляют описи дел, проводят систематизацию архива, даже проведут упаковывание документов и перевозят их на хранение. В зависимости от временных периодов, которые отведены на хранение, это могут быть дела постоянного и временного хранения, сотрудники архивной организации определят период хранения бумаг, это могут быть сроки и до пяти летнего промежутка времени, больше десяти лет, и на хранение документов 75 лет.
При обращении в архивную организацию, каждое предприятие получает целый ряд преимуществ, это и:
- экономия ценного пространства офиса. Сотрудники архива довольно быстро подготовят все бумаги к хранению и перевезут их из офиса предприятия в свое хранилище, что поможет освободить весьма приличный объем пространства?
- обеспечивается быстрый и удобный доступ к совершено любой бумаге предприятия
- обеспечивается гарантия конфиденциальности сведений, которые хранятся на бумажном носители информации и прочие преимущества.

По материалам сайта www.pro-hranenie.ru


Назад

 

 

СОГЛАШЕНИЕ:


      1. Материалы сайта "Русь изначальная" могут использоваться и копироваться в некоммерческих познавательных, образовательных и иных личных целях.
      2. В случаях использования материалов сайта Вы обязаны разместить активную ссылку на сайт "Русь изначальная".
      3. Запрещается коммерческое использование материалов сайта без письменного разрешения владельца.
      4. Права на материалы, взятые с других сайтов (отмечены ссылками), принадлежат соответствующим авторам.
      5. Администрация сайта оставляет за собой право изменения информационных материалов и не несет ответственности за любой ущерб, связанный с использованием или невозможностью использования материалов сайта.

С уважением,
Администратор сайта "Русь изначальная"